Online ured

Mlad ste poduzetnik, tek ste ogrebali punoljetnost ili ste upravo završili fakultet (u kojem slučaju ne morate nužno biti tako blizu granici punoljetnosti), imate superideju ali nemate novca za formiranje tvrtke? Malo ste stariji poduzetnik, imate iskustva i trikova u rukavu, ali nesmiljena recesija implodirala je vaš biznis, koji biste ipak htjeli nastaviti uz minimalne troškove? Čuda moderne tehnologije tu su da za vas stvore nezamislivo – virtualan, ali potpuno funkcionalan ured na internetu.

Zamislimo sljedeću situaciju: vi i par vaših kolega imate poslovnu ideju, ali nemate novca za najam i održavanje pravog pravcatog ureda. Situacija ne izgleda lijepo, ali uz nekoliko dobrih trikova i uz dobru volju možete se organizirati gotovo jednako efikasno kao da zaista i posjedujete ured. Dapače, virtualizacijom ureda možete izuzetno mnogo dobiti na mobilnosti poslovanja, što možete pretvoriti u vlastitu prednost. Servisi s kojima ćemo vas upoznati upotrebljivi su podjednako na Linuxu, Macintoshu ili Windowsima, a za dio njih postoje i praktične ekstenzije za Firefox.

Osnovni alat

Iako virtualni ured možete imati i bez osnovnog alata (primjerice, sjedeći u cyber-kafiću), takav način rada je mukotrpan i zaista loš. Kako bez alata nema ni zanata, i vama će trebati osnovni alat za poslovanje. Minimalno mobilni telefon i prijenosno računalo s mogućnošću spajanja na WiFi mreže, odnosno odgovarajućim GSM modulom za spajanje na mobilnu mrežu. Ako ste tehnički malo spretniji, možete svoj mobilni telefon iskoristiti za spajanje računala na mobilnu mrežu i tako uštedjeti još malo izdataka.

Što će vam taj alat? Eh… telefon vam treba da biste mogli komunicirati s kolegama s posla i ostatkom svijeta. Kolege je pametno uključiti u VPN mrežu, kako biste mogli razgovarati bez dodatnih troškova, a budući da se vjerojatno nećete prečesto viđati, mogućnost dugih besplatnih razgovora je must have. Osim mobilnog telefona, pametno je imati i zemaljsku liniju na koju je spojen i telefaks – začudit ćete se koliko tvrtki još uvijek preferira ovaj način komunikacije ispred e-mail poruka i drugih blagodati interneta.

Računalo vam treba… oh, nadam se da ne moram objašnjavati što će vam računalo. Ali, najspretniji među nama mogu ta dva alata spojiti u jedan – nabavka modernog mobilnog telefona koji pokreće jednostavne aplikacije, razumije flash, može čitati i pisati e-mail i surfati po internetu – osobe dovoljno tankih prstića i dovoljno debelih živaca mogu takvim jednim modernim aparatom zamijeniti i prijenosno računalo.

Umreženje

Da biste mogli komunicirati s kolegama, morate biti umreženi. Umreženost je imperativ bilo kakvog virtualnog ureda – onog trenutka kad ste “ispali” iz mreže, postali ste otok. Zato svi djelatnici moraju imati mogućnost pristupa internetu – od doma (za one koji tamo rade) ili preko mobilne mreže. Ekstremno mobilni mogu čak iskoristiti široku mrežu nezaštićenih wireless točki po gradu za “snaći se”, iako ovakvu praksu treba izbjegavati – niti je lijepa, niti je sigurna, a nije ni pretjerano legalna.

Nakon što ste nabavili mobilne telefone i prijenosna računala te sredili pristup do interneta, završili ste s troškovima! Ostalo je samo da iskoristite neke od besplatnih servisa koje ćemo nabrojati. Svaki od njih nudi vrijedne mogućnosti suradnje, a samo je na vama koliko ćete ih intenzivno i kreativno koristiti. Nakon nekog vremena discipliniranog korištenja, budite sigurni, fizički ured neće vam niti trebati! Jedina mana, ali koja može biti vrlo ozbiljna, jest što korištenjem takvih servisa za poslovanje vaše poslovne podatke faktički dajete u ruke nepoznatim osobama. Također, ovisni ste o dostupnosti tuđeg servisa – u slučaju pada mreže ili nekog servisa, nemoćni ste sve dok se funkcionalnost servisa ponovo ne uspostavi

Ako vas to previše ne zabrinjava, ili smatrate da su prednosti uštede veće od potencijalne štete, navalite!

Gmail
E-mail, žila kucavica vašeg virtualnog ureda. Ovakvih besplatnih servisa ima zaista ogroman broj, ali mi ćemo vam preporučiti upravo ovaj, jer uz njega dobijete još nešto. Google Mail možete koristiti iz web browsera, ali možete ga koristiti i kroz omiljeni program za čitanje pošte. Posjeduje zaštitu od virusa, izvrstan filtar za spam poruke i popriličnu količinu prostora koja pritom svakim danom sve više raste. Uostalom, zar je potrebno ikome objašnjavati što je Google Mail?

Google Talk
Ovo je to famozno još nešto što dobijete uz Google Mail. Ovaj servis integriran je u Google Mail i omogućuje vam chat s vašim kolegama korištenjem web browsera, ali i slanje i primanje datoteka. Nije tako napredan kao neki drugi programi te namjene, ali preporučujemo ga za osnovnu namjenu – brbljanje. Za ostale stvari imamo bolja rješenja, a za razmjenu kratkih informacija ovaj je alat zaista idealan, jer će biti uz vas dokle god vam je otvorena web stranica s poštom i ne traži instalaciju dodatnog softvera.

Google Calendar
Da, taj Google je zaista neizbježan – toliko je loš i nekvalitetan softver koji su napravili! Google Calendar je kalendar i primitivni planer u kojem možete bilježiti sastanke i druge obaveze, pri čemu kalendar možete dijeliti s kolegama, a ako tako želite, kalendar će se pobrinuti da vam na mobilni telefon pošalje podsjetnik o nadolazećem događaju (ili promjeni istog) u obliku SMS poruke. Držite djelatnike (i sebe samoga) na okupu koristeći ovaj jednostavan ali izvrstan kalendar.

Skype
Skype je servis koji će vam omogućiti besplatno glasovno razgovaranje s drugim korisnicima Skypea, ali isto tako i jeftinije razgovore u inozemstvo. Trebate li razgovarati sa strancima u dalekim zemljama, nemojte niti pomišljati na korištenje vašeg mobilnog telefona (osim ako na njemu nemate mobilni skype!). Ako, dakle, želite opsovati nekog vašeg djelatnika, Skype će vam omogućiti bolji izražaj od pisanja #”#%*&!! na Google Chatu. Osim toga, kažu i da je glasovna komunikacija ipak ugodnija od tipkane. To vjerojatno kažu oni koji ne znaju geekove.

Google Docs
Eto ga opet! Pa može li se pobjeći od tog Googlea? Ne, pogotovo ako imaju kvalitetan servis na kojem možete kreirati, uređivati i među djelatnicima razmjenjivati uredske dokumente, pri čemu će servis za vas čuvati iste. Dodatna, ali velika stvar su tzv. revizije, odnosno mogućnost da pratite povijest promjena u dokumentu. Najzad, dokumente koje želite preuzeti sa servisa možete pohraniti u nekoliko formata, uključujući ODF, PDF i MS Word format.

DimDim
Nevjerojatno, ali istinito! Odličan servis, a nije Googleov! DimDim je besplatna soba za sastanke. Ovaj servis nudi mogućnost organiziranja virtualnog sastanka do dvadeset osoba (u besplatnoj verziji), pri čemu je sudionicima na raspolaganju ploča za šaranje (na kojoj svatko može crtati, pisati i brisati), alat za prezentacije i demonstracije, uz neizbježnu komunikaciju glasom i slikom – ako posjedujete web kameru, naravno. Svoje sastanke možete i snimiti za kasniju upotrebu.

Projjex
Projjex je online servis kojim možete voditi projekte. U besplatnoj verziji moguće je voditi do tri projekta istovremeno, a ometat će vas i reklame, no za dobar start ovaj servis je izvrstan: prati projekte po svim relevantnim kategorijama (ljudi, resursi, vrijeme i troškovi), a sučelje za praćenje projekata jednostavno je i pregledno. Možete li se ugurati u samo tri istovremeno aktivna projekta, servis smijete koristiti bez plaćanja; u kombinaciji sa svim prije navedenim servisima, u rukama vam je potpuni virtualni ured.

Dropbox
Dropbox je osigurani dijeljeni disk vaše virtualne tvrtke. Ovaj servis nudi mogućnost pospremanja do 2GB podataka u besplatnoj varijanti na enkriptiranom virtualnom prostoru koji možete dijeliti sa suradnicima. Posebna prednost ovog servisa jest to što će automatski sinkronizirati sve promjene na virtualnom prostoru i uskladiti ih sa stanjem na vašem lokalnom disku, time održavajući uvijek najnovije revizije dokumenata dostupne svima. Sinkronizacija je vrlo brza, pa će samo nekoliko trenutaka od promjene koju je učinio neki član vašeg tima – ta promjena biti usklađena na računalima ostatka grupe. Idealno mjesto za držanje zajedničkih datoteka koje trebaju biti dostupne članovima tima, ne samo za čitanje, nego i za obradu.

(Radoslav Dejanović, Plan B 18)